各市、縣、洋浦經濟開發(fā)區(qū)人力資源和社會保障（人事勞動保障）局，省就業(yè)局，各有關單位：

為妥善解決由于各種原因導致人事檔案滯留在參保人員手中的問題，規(guī)范人事檔案管理，維護參保人員的社保權益，現(xiàn)就有關問題通知如下：

一、對于滯留在參保人員手中的人事檔案，持檔人應于2016年12月31日前按以下辦法向有關單位（部門）提出檔案材料認定和接轉申請：

（一）持檔人目前所在單位有檔案管理權的，應將檔案交回現(xiàn)單位管理；

（二）持檔人原單位不存在的，應將檔案移交至原單位上級主管部門（如國資委等國有企業(yè)主管部門）等有檔案管理權的單位管理；

（三）持檔人所在單位正在進行改制、關閉、破產的，應及時將檔案交回單位管理；

（四）持檔人原人事關系在外省、自持檔案來我省就業(yè)的，應將檔案托管在原人事關系所在地公共就業(yè)或人才服務機構等有檔案管理權的部門；

（五）持檔人屬退役軍人的，應向戶籍所在地軍轉辦（自主擇業(yè)服務中心）或民政部門申請保管其人事檔案；

（六）持檔人已經失業(yè)且原單位（或主管部門）不存在的，或所在單位無檔案管理權的，應向參保地就業(yè)局（人力資源開發(fā)局）申請保管人事檔案。

二、屬于第一條（一）至（五）項情況的自持檔案，各有關單位（部門）應按照人事檔案的有關管理規(guī)定，辦理相關接收轉遞手續(xù)，并按照檔案所列材料清單對檔案材料進行查驗、核對，確保檔案的真實性。

三、屬于第一條第（六）項情況的自持檔案，持檔人應攜帶本人戶口簿原件、身份證原件和自持的人事檔案等材料向就業(yè)局（人力資源開發(fā)局）提出檔案材料接轉申請并填寫接轉申請表（見附件1）。就業(yè)局（人力資源開發(fā)局）應指定受理窗口，負責檔案接轉工作，將此部分人員的檔案視同失業(yè)人員的檔案進行管理。

受理窗口接到申請后，應對檔案材料的保存狀況進行初步查驗，包括是否開封、是否毀損、是否存在涂改、篡改等。對有檔案材料清單的，根據(jù)清單記錄核對檔案材料內容；無檔案材料清單的，應逐項檢查檔案材料，列出檔案中所有材料。查看時須有2名經辦人員同時在場。初驗后，無論是否有檔案材料清單，均應按規(guī)定格式重新填寫檔案材料清單（見附件2），并經申請人和接收人簽字后，封裝檔案袋。封裝時，在封條上加蓋“檔案接轉專用章”。

四、就業(yè)局（人力資源開發(fā)局）接轉自持人事檔案后，持檔人再次就業(yè)的，就業(yè)局（人力資源開發(fā)局）可根據(jù)其就業(yè)狀況等將檔案轉移至新的用人單位（有檔案管理權的單位）。持檔人辦理基本養(yǎng)老保險待遇領取手續(xù)時，由其檔案管理單位（部門）按規(guī)定將人事檔案送交社會保險經辦機構審核。社會保險經辦機構根據(jù)檔案材料記載的內容，對其出生年月及符合國家和本省規(guī)定的視同繳費年限等情況予以審查認定。認定過程中，對篡改、造假的偽檔案應進一步核查，核查期間不計發(fā)養(yǎng)老金。核查結束后，除對偽造的檔案依法確認無效外，還應根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國社會保險法》等規(guī)定處理。

五、各市縣人力資源社會保障行政部門要進一步加強對人事檔案工作的領導和管理，指導監(jiān)督有檔案管理權的用人單位將人事檔案管理工作列入人力資源管理內容。

六、本通知自發(fā)文之日起施行。

附件:1.檔案材料接轉申請書.doc

         2.檔案材料清單.doc

                

                  海南省人力資源和社會保障廳

2014年12月5日

（此件主動公開）

    海南省人力資源和社會保障廳辦公室  2014年12月5日印發(fā)